Home > Ondernemingsrecht > Elektronisch vergaderen en stemmen bij een vereniging en een N.V. en B.V.
Elektronisch vergaderen en stemmen bij een vereniging en een N.V. en B.V.

Elektronisch vergaderen en stemmen bij een vereniging en een N.V. en B.V.

Om te stemmen in een algemene ledenvergadering van een vereniging of in een vergadering van aandeelhouders van een N.V. of B.V. moet je in beginsel aanwezig zijn. Daarnaast kan je een schriftelijke volmacht geven om je in de vergadering te laten vertegenwoordigen. De wet bevat echter ook mogelijkheden om langs elektronische weg een stem uit te brengen.

Dit is mogelijk sinds de ‘Wet tot wijziging van Boek 2 BW ter bevordering gebruik elektronische communicatiemiddelen bij besluitvorming in rechtspersonen’ (Stb. 2006, 525) in werking is getreden op 1 januari 2007. Het betreft het gebruik van elektronische communicatiemiddelen als e-mail en internet.

Allereerst heb je als afwezig lid of aandeelhouder de optie om iemand via elektronische weg een volmacht te geven tot het uitbrengen van een stem.

Daarnaast is het ook mogelijk om via een elektronisch communicatiemiddel te stemmen in een algemene ledenvergadering of in een vergadering van aandeelhouders. Deze mogelijkheid moet alleen wel in de statuten staan.

Indien de statuten in deze mogelijkheid voorzien kan iedere aandeelhouder/ieder lid in persoon of bij schriftelijk (of elektronisch) gevolmachtigde elektronisch deelnemen aan de vergadering en het stemrecht uitoefenen. De aandeelhouder moet via het elektronisch communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd, de gehele vergadering ‘live’ kunnen volgen en het stemrecht kunnen uitoefenen. Bij de identificatie kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het feit dat de leden/aandeelhouders een toegangscode ontvangen waarmee zij zich kunnen identificeren en toegang kunnen krijgen tot het besloten gedeelte van de website van de vereniging of de N.V. of B.V.

Er moet dus voor worden gezorgd dat leden/aandeelhouders de discussie op afstand kunnen volgen en de vennootschap moet weten welke leden/aandeelhouders op afstand meedoen.

Volgens de wet is het niet vereist dat het lid/de aandeelhouder via het elektronisch communicatiemiddel kan deelnemen aan de beraadslaging (meepraten tijdens de vergadering), de statuten kunnen wel in deze mogelijkheid voorzien. Deze eis is niet in de wet opgenomen omdat het in de praktijk in bepaalde gevallen technisch bezwaarlijk kan zijn dat alle aandeelhouders/alle leden tegelijkertijd aan de discussie deelnemen via een elektronisch communicatiemiddel.

Indien in de statuten de mogelijkheid tot elektronisch vergaderen is opgenomen vervalt het wettelijke vereiste van de fysieke vergadering niet. In de fysieke vergadering dient in ieder geval devoorzitter en in beginsel ook de bestuurders en commissarissen aanwezig te zijn.

Bij of krachtens de statuten kunnen voorwaarden worden gesteld aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel. Hierbij kan gedacht worden aan het gebruik van bepaalde software, een elektronische handtekening en een bijdrage in de kosten die de vennootschap moet maken om de vergadering langs elektronische weg aan te bieden. Indien in de statuten is vermeld dat er ‘krachtens’ de statuten voorwaarden gesteld kunnen worden moeten deze voorwaarden bij de oproeping bekend worden gemaakt.

Er rust een inspanningsplicht op de vennootschap om ervoor te zorgen dat in het deel van het traject dat in haarmacht ligt te voorkomen dat de verbinding wegvalt. Tevens moet er voor gezorgd worden dat de beveiliging van het netwerk goed geregeld is. Volgens de wetsgeschiedenis wordt aan de inspanningsverplichting in het algemeen voldaan “wanneer de vennootschap ten behoeve van het aanbieden van moderne communicatiemiddelen aan aandeelhouders gebruik maakt van een professionele partij, die elektronische stem- en vergaderfaciliteiten aanbiedt, welke geschikt zijn voor het langs elektronische weg deelnemen aan de algemene vergadering (Kamerstukken II 2005/06, 30 019 nr. 7, p. 5 en Kamerstukken I 2005/06, 30 019, C, p. 4).  Indien er sprake is van nalatigheid die er toe gezorgd heeft dat de verbinding wegvalt en waarbij niet is voldaan aan de inspanningsverplichting, dan kan dit er toe leiden dat het genomen besluit vernietigbaar is wegens strijd met de redelijkheid en billijkheid. Verder kunnen de vennootschap/de bestuurders aansprakelijk worden gesteld.

Voor het lid/de aandeelhouder geldt ook dat de gevolgen van de (beveiligingsincidenten) in zijn deel van het elektronisch communicatietraject (daaronder wordt ook het netwerk van zijn internetprovider verstaan) in zijn risicosfeer liggen.

De statuten kunnen verder nog bepalen dat leden of aandeelhouders voorafgaand aan de vergadering (maar niet meer dan 30 dagen voor de vergadering) mogen stemmen via een elektronisch communicatiemiddel. Deze stemmen worden gelijk gesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering zijn uitgebracht.

Let op dat deze mogelijkheid tot elektronisch stemmen in de statuten bepaald moet zijn. Indien dit niet het geval is en dit wel gewenst is, verdient het aanbeveling om de statuten op dit punt te wijzigen.

  • LinkedIn
  • Facebook
  • Twitter
  • Google Plus
  • del.icio.us
  • email
  • PDF
  • Print
Naar boven scrollen